Son las nueve de la noche, has bajado la persiana y todavía te queda lo de siempre: pasar las citas del día a la hoja, contestar los mensajes que se han quedado sin responder y cuadrar lo que ha entrado. Media hora larga que se repite clavada cada día. Nada de eso hace crecer tu negocio, pero alguien lo tiene que hacer.
Eso es justo lo que se puede automatizar. Nosotros montamos una oficina entera de pequeños programas que llevan las tareas repetitivas de nuestro estudio, y por el camino nos pegamos unos cuantos tropiezos. Aquí van las cuatro cosas que nos habría gustado saber antes de empezar. No hace falta que seas de informática para ninguna.
1.Automatiza una sola cosa, no todo a la vez
La tentación es querer quitártelo todo de encima el primer día. Es el error más caro. Aprendimos que cada programa tiene que hacer una única tarea, y hacerla bien. Elige la que más se repite: esa que haces cada día casi sin pensar, siempre igual. Empieza por esa. Cuando funcione y te fíes, vas a por la siguiente. Una cada vez.
2.Antes de automatizar, junta tus datos en un sitio
Un programa va rápido, y si el dato que le das está mal, reparte el error igual de rápido. A nosotros nos pasó: teníamos un teléfono apuntado en dos lugares distintos y uno estaba viejo. El programa cogió el viejo y lo dejó publicado en una web. Nadie lo revisaba. Si tu horario, tus precios o tu teléfono viven en tres papeles diferentes, primero júntalos en uno solo. Después ya automatizas. El ordenador copia lo que le pongas delante, sin preguntarse si está bien.
3.Que primero escuche y luego hable
Si vas a automatizar mensajes a clientes, la parte que escucha va antes que la que envía. Parece de perogrullo, pero es fácil saltárselo. Nos pasó al arrancar: teníamos un sistema que escribía muy bien, pero no leía las respuestas. Resultado: le volvió a escribir a alguien que ya había dicho que no le interesaba. Quedas fatal. Así que monta primero lo que recoge y ordena lo que te llega. Enviar es lo último.
4.Deja siempre un botón de freno
Un programa que trabaja solo tiene que poder pararse solo también. Nosotros tenemos un botón de freno: si algo se tuerce, se apaga entero hasta que le echamos un ojo. Y una vez al día alguien mira lo que ha hecho. Automatizar no es olvidarte del asunto. Es quitarte el trabajo pesado y quedarte tú con la última palabra. Si montas algo que trabaja por ti, monta también la manera de pararlo y la costumbre de revisarlo.
Ninguna de estas cuatro cosas necesita una gran inversión. Necesitan que empieces pequeño y por lo aburrido. Lo vistoso ya vendrá después, cuando lo de todos los días vaya solo.
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En VertigoByte montamos este tipo de automatizaciones para negocios como el tuyo, empezando siempre por lo que más tiempo te roba. Cuéntanos tu caso y te decimos por dónde tiene sentido empezar, sin compromiso.
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